Kasutajalood

Leinonen Eesti pääses Excelist ja säästab tööülesannetelt aega raamatupidaja assistendi Ukuga

Avaldatud
17.10.2023
4 min lugemine
Probleem

Kvaliteetsete äriotsuste langetamiseks on Excelis vaja ebamõistlikult palju tööd teha

Lahendus

Ukus aega mõõtes on põhjalikud raportid vaid nupuvajutuse kaugusel

Väärtus
  • Töövooge Ukusse luues standardiseerid raamatupidamisbüroo protsessid
  • Kliendiinfo on kättesaadav kõigile, kes seda töö tegemiseks vajavad
  • Ületundide ja puhkuste haldamine on Flextime tööriistaga imelihtne
“Uku on tehtud raamatupidamisbüroodele ja see on väga tugev eelis. Ta on täpselt see, mida vaja ja ise ei pea enam midagi leiutama.”
Külli Kink
,
Leinonen Eesti raamatupidamisteenuste juht

Leinonen on ligikaudu 300 töötajaga rahvusvaheline raamatupidamisbüroo. Leinoneni kontoreid on 11. riigis - Norra, Rootsi, Soome, Eesti, Läti, Leedu, Poola, Ukraina, Ungari, Bulgaaria ja Kasahstan. 

Klientidele ollakse abiks kogu ettevõtte elutsüklis asutamise, raamatupidamise, palgaarvestuse ja juriidiliste või maksuküsimustega ning vajadusel ettevõtete likvideerimise või ühendamisega.

Leinonen Eestil on erinevaid kliente. Unistuste kliendiks on keskmise suurusega rahvusvaheline ettevõte, kellele pakutakse täisteenust - kogu raamatupidamist, palgaarvestust ja nõustamisteenust.

Konkurentidest eristab Leinoneni Eesti osakonda see, et pakuvad kliendile spetsiaalselt kohandatud teenust koos nende tarkvara kasutamisega. Lisaks pakub Leinonen nii eesti kui soome raamatupidamist ja palgaarvestust. Piiriülene nõustamine ja palgaarvestus on küllaltki keeruline valdkond, kuid Leinoneni pikaajaline kogemus teeb neist usaldusväärse partneri kliendile. 

Uue süsteemiga tulevad uued protsessid ja standardid

Enne Ukut kasutati Leinonenis grupi enda tarkvara. Tarkvara arendamine aga ei ole nende põhifookus ning programmil olid teatavad piirangud. Ka traditsioonilist raamatupidajate töövahendit, Excelit, kasutati palju. “Vanad süsteemid olid väga ajamahukad.” tõdeb Külli. “Ülevaate saamiseks oli vaja tohutuid jõupingutusi teha. 

“Selleks, et juhtimisotsuseid teha on vaja ülevaadet ning mida lihtsam see on, seda parem.”

Koos Uku kasutusele võtmisega tehti Leinonenis ära veel üks äärmiselt oluline samm - teenuste kirjeldamine ja standardiseerimine. Kirjas olevat protsessi on tunduvalt lihtsam hallata kui suusõnalist kokkulepet või üldteadmist. 

“Ta on hea töövahend nii juhtkonnale, vahejuhtidele ja ka raamatupidajale.”

Külli räägib: “Panustasime palju aega sellele, et Ukus oleks kogu kliendiinfo olemas. Ükskõik, kes Uku avab, saab kliendi ära teenindada ning töö ei seisku - tööprotsessid ja tegevused on täpselt kirjeldatud ning üldinfo kliendikaardilt leitav.” Kolleegide ootamatud haigestumised on tööelus paratamatud ning Uku abil saab ülesanded vaevata asendajale delegeerida.

Organiseeritud tööülesandeid on lihtne hallata

Uku pakub ettevõtte vajadustele kohandatavaid võimalusi töö organiseerimiseks. Leinonen on oma tööplaanid Ukus koos Triinu abiga üles ehitanud nii, et tööhaldustarkvara oleks raamatupidajale mugav meeldetuletav igapäevane abimees. 

Pärast Uku kasutusele võtmist kasvas Leinoneni töötajate produktiivsus hüppeliselt. Põhjalikud automatiseeritud ülesannete nimekirjad tagavad, et ükski ülesanne kahe silma vahele ei jääks. Uku ütleb raamatupidajale millal, kellega, mida ja kus peab tegema. 

“Kui Uku oleks kasutusel olnud siis, kui mina veel raamatupidajana töötasin, oleksin väga õnnelik olnud.”

Nüüd on meil kindel standard, kuidas teeme palgaarvestust, raamatupidamist, kuu sulgemist või aastaaruandeid,” selgitab Külli. Selleks, et midagi kahe silma vahele ei jääks on ülesannete juurde loodud alamülesanded ehk checklistid. Isegi kui mõne kliendi puhul on osad sammudest ebavajalikud, on hea vaadata nimekirja ja mõelda uuesti läbi, kas kõik on tehtud või midagi on ununenud. “Nii tõuseb ka raamatupidaja töö kvaliteet,” tõdeb Leinonen Eesti raamatupidamisteenuste juht.

“Uku on justkui isiklik assistent, sest iga päev tuleb meelespea et täna peab need ja need ülesanded ära tegema.”

Tööaja mõõtmine aitab teha informeeritud äriotsuseid

Uku on mitu-ühes tööriist,” kiidab Külli. Isegi kui Leinonenis veel arveldamise rakendust ennast kasutusele võetud ei ole, on Leinoneni enda arvete koostamiselt ajavõit juba märgatav. “Raport oligi see, mida meil vaja oli. Raporti abil näeme arvete tegemiseks vajalikku infot,” sõnab Külli Kink. Leinonen võidab enim aega tänu sellele, et Exceli asemel saab analüütika Ukust kätte paari klikiga.

“Üks raamatupidajatest tõi välja, et enne kulus tal oma kliendi arvete koostamisele kuus tundi, nüüd kõigest kaks.”

Ka tööajaarvestus on läinud täpsemaks. Leinonenis innustatakse töötajaid tööaja mõõtmiseks kasutama stopperit käsitsi ajakirjete sisestamise asemel. “Nii mõnelgi inimesel on aega juurde tekkinud,” nendib Külli. 

Ületunnid, puhkuse- ja haiguspäevad Excelist välja

Eeskujulike Uku kasutajatena võttis Leinoneni meeskond septembri algul kasutusele Flextime rakenduse, millega saab arvestada ületunde ning puhkuse- ja haiguspäevi. 

“Flextime võeti küll kohe kahe käega vastu. Hästi lihtne ja mugav kasutada.”

Eelnevalt kasutati ületundide haldamiseks Excelit ning ületunnid pidi eelnevalt otsese juhiga kokku leppima. Kogu ületundide, puhkuste ja haiguspäevade haldamine Excelis võttis tohutult aega. 

Ukus tööülesannetele aega mõõtes on Flextime äpis ületunnid näha ning juht saab need korraga kinnitada või tagasi lükata. Ületunni boonuseid on imelihtne Ukus välja võtta vaba aja või lisatasuna, vastavalt kokkuleppele.

“Uku on tehtud raamatupidamisbüroodele ja see on väga tugev eelis. Ta on täpselt see, mida vaja ja ise ei pea enam midagi leiutama.”

Kui küsida Küllilt, mida nad Ukusse juurde tahaksid, vastab ta: “Otseselt ei oskagi midagi juurde tahta, sest oleme Ukuga juba nii palju saavutanud.

Nendele, kes Ukut veel ei kasuta tsiteerib Külli Kink, Leinoneni raamatupidamisteenuste juht üht Leinoneni raamatupidajat:

“See on tõsiselt hea töövahend, mitte paha lisasamm, mida on vaja teha kellegi teise pärast.” 

Ka Triin lausub lõpetuseks: “Uku  on alati arenenud koos oma klientidega. Pea iga klient on toonud Ukusse mingi väärtuse juurde.” 

Loe lähemalt, kuidas suurettevõtte uue tarkvara kiiresti ja edukalt kasutusele võttis siin

Autori Pilt
Juuli Pihel
Sisulooja
Oled valmis töötama targemalt?

Oleme Sulle igal sammul abiks jaUku on 14 päeva tasuta

Veel kasutajate edulugusid

Klõpsates nuppu „Nõustun”, nõustute küpsiste salvestamisega teie seadmesse, et parandada saidil navigeerimist, analüüsida saidi kasutamist ja aidata meie turundustegevust. Lisateabe saamiseks vaadake meie kasutus- ja privaatsustingimused.