Karsgemi OÜ on väike, kuid tegus ettevõtte, mis on asutatud aastal 2011. Algselt oli ettevõtte põhitegevusalaks raamatupidamisteenus, kuid aja möödudes lisandusid nii finants- kui ka personaliteenus ning projektide ja aruandlusega seotud tegevused.
Kuhu kulub aeg?
Töömahu suurenedes kasvas ka hallatava informatsiooni hulk, mis tekitas töölaudadele paberikuhjad, milles orienteerumiseks kulus palju väärtuslikku aega. Kuna pidevalt oli kiire ja puudus hea süsteem tegevuste planeerimiseks, siis ei mõistetud, kuhu kaob aeg. Rebecca Liisi sooviks oli saada selgem ülevaade, millele aeg kulus ning sellele teadmisele põhinedes tööprotsesse parendada.
Iga uus lahendus võtab aega
Esimeseks suureks muutuseks pärast Uku kasutamisele võtmist oli kontori ilme muutumine, laudadelt kadusid nii paberihunnikud Excelist välja prinditud tabelitega kui ka värvilised märkmepaberid. Tööde haldamine oli kolinud täielikult Ukusse!
Nii nagu iga uue programmiga, läks ka Ukuga kohanemiseks tarvis aega. Töötajad pidid harjuma tööaja jooksutamisega ja ülesannete linnutamisega, mistõttu teadis Rebecca Liis, et adekvaatseid aruandeid peab mõne aja ootama.
“Koheselt sai hakata ülesandeid ühelt kasutajalt teisele suunama”
Kui esimese hetkega ei olnud Uku mõju tunda, siis mõne aja pärast saadi aru, et ettevõttes on selgem ülevaade tööprotsessidest ning ülesannete planeerimiseks kulub eelnevaga võrreldes märkimisväärselt vähem aega.
Läbipaistvam töökorraldus
Ukuga muutus Karsgemi OÜ töö läbipaistvamaks. Uku raportist saab juht igal ajahetkel vastuse, millega töötajad tegelevad ning vajadusel protsesse kiirendada, et töö kliendile saaks tehtud õigeaegselt. Töötajatel seevastu on parem ülevaade enda töödest ning nad on teadlikud ülesannete hetkeseisust.
Eelnevalt tööde haldamisele ja planeerimisele kulunud aega kasutatakse ettevõtte laiendamiseks ning töötajad saavad rahulikumalt tööülesandeid täita.
“Minule kui ettevõtte juhile andis Uku kasutamine väga hea sisendi ettevõtte tegevust puudutavate otsuste tegemiseks” annab Ukule oma hinnangu Rebecca Liis.
Karsgemi OÜ poolt kasutatavad Uku mallid
Karsgemi OÜ “Üldised ülesanded” plaan büroole
