Kasutajalood

Grow Finance OÜ vahetas kolm programmi ühe vastu

Avaldatud
5.9.2022
3 min lugemine
Probleem

Kui tööaega ei mõõdeta, võib ühel hetkel selguda, et kliendile kuluv aeg on kolmekordistunud

Lahendus

Ukus on võimalik mõõta ülesandele kulunud aega ning jälgida seda ka klientide kaupa

Väärtus
  • Ukut kasutades saab mõõdetud aja kohta raportist põhjaliku ülevaate
  • Nii raamatupidaja kui juhatuse tööd saab hallata mugavalt ühes programmis
  • Kliendi andmete kättesaadavus aitab uuel töötajal kiiresti sisse elada
Ukutamisest on võitnud meil kõik - töötajad, kliendid ja omanikud!
Helari Pallas
,
Partner

Grow Finance OÜ on üks Eesti esimesi raamatupidamisbüroosid, kes loobus käsitööst ja paberimajandusest ning asus tööd tegema digitaalseid lahendusi kasutades. Nende eesmärgiks ei ole pakkuda kõigest raamatupidamisteenust vaid lahendada sealjuures ka klientide muresid ning pakkuda neile väärtust. 

Üks tarkvara on parem kui kolm

Grow Finances kasutatakse Ukut peamiselt kliendile tehtavate ülesannete haldamiseks, nendele kulunud aja mõõtmiseks ja kliendiinfo talletamiseks. Kuigi tegemist on raamatupidajatele mõeldud tööhaldustarkvaraga, kasutab nende firmas seda ka juhatus. 

“Meie soov on kasutada tööd tehes ühte tarkvara, seetõttu oleme täna 100% Ukus.”

Enne Ukut kasutati ettevõttes enda poolt loodud tarkvara, millega sai samuti kindla kliendiga seotud ülesandeid tehtuks märkida. Selle kõrval kasutati teist tarkvara, mis võimaldas aega mõõta ning kolmandat, kus andmeid süstematiseeriti ja analüüsiti. Selline käsitöö tundus Grow Finance partnerile Helari Pallasele ajaraiskamisena. Ukus seevastu on võimalik teha seda, mida toona kolme tarkvara peale kokku. 

Kõige kasulikumaks on Pallase sõnul osutunud mallid ja korduvülesanded. “See annab meile kindluse, et ükski klient ei jää teenindamata,” sõnab ta. Raamatupidamises on suur rõhk just kindlal perioodil esinevatel ülesannetel. Ukus on võimalik kasutada raamatupidajate poolt loodud ülesannete malle või luua neid ise vastavalt vajadusele. 

Raamatupidaja vahetumisel ei tohi tekkida seisakut

Kui raamatupidaja läheb puhkusele või jääb haigeks ja teda on vaja asendada, siis saab Ukus tema ülesanded tõsta kellelegi teisele ning ka kogu info kliendi kohta on kliendikaardil olemas. 

“Nüüd Ukut kasutades ei teki raamatupidaja vahetumisel olukorda, et klient jääks teenindamata, sest me ei tea tema ülesandeid.”

“Õnneks on raamatupidajad üldiselt kohusetundlikud ja terved inimesed - kohusetunne ei luba neil haigeks jääda,” muigab Pallas. Just märkmete lisamise ja ülesannete suunamise võimalused on nende büroos osutunud äärmiselt kasulikeks tööriistadeks. 

Aja mõõtmine ei pea olema töötajate järelevalve

Grow Finance ei kasuta Ukut raamatupidaja tööaja kontrollimiseks, vaid selleks, et teada kui palju on kulunud mõnele ülesandele või kliendile aega. Võib juhtuda, et kliendile kuluv töömaht on kasvanud kolmekordseks, kuid keegi ei ole seda märganud. 

“Öelda kliendile, et mu raamatupidajal on tunne, et teie peale läheb rohkem aega, ei ole kompetentne.”

“Tegeleme tihti lisaülesannetega, näiteks ebakorrektsete dokumentide tagasi saatmise, puuduste likvideerimise ja täiendava info küsimisega. Kõik see võib lisada ülesandele mitu tundi tööaega,” tõdeb Pallas. Tänu aja jälgimisele on lisatöö tuvastamine võimalik. Lisaks on see motivatsioon raamatupidajale - aja mõõtmisel on töömahu suurenemine tõestatav.

“Üks meie uutest töötajatest avastas paari kuu möödudes Ukut analüüsides, et aeg, mida ta kliendile kulutab on oluliselt vähenenud ning see motiveeris teda lisatööd juurde võtma.” rõõmustab Pallas. “Tihti ei usu uued töötajad, et paari kuu pärast on nad võimelised tegema kaks korda sama palju tööd kui alguses - reaalsuses on see saavutatav.”

Kogu kliendiga seotud info on ühes kohas

Kui paljude ettevõtete juhid leiavad, et tänu Ukule on kasumeid suurendatud ja tööaega juurde saadud, arvab Helari Pallas, et tööefektiivsus paraneb hoopis koos raamatupidaja staažiga. Uku on heaks abimeheks aga uue töötaja väljaõpetamisel. Kliendikaardile lisatud info ja märkmed aitavad uuel raamatupidajal näha korrektset infot kliendi kohta, mis tihti on kogenud raamatupidajatel peas või isiklikes märkmetes. Tänu sellele on võimalik hõlpsasti kliendiga järje peale saada. 

Küsimusele “Mida ütleksite neile, kes veel Ukut ei kasuta?” vastas Pallas: 

“Ukutamisest on võitnud meil kõik - töötajad, kliendid ja omanikud!” 

Kui ühe või kahe kliendiga on võimalik hallata kliente ka teistes programmides, on firma kasvades vaja keskkonda, kus on asjad süsteemselt kirjas. “Nii saab Uku aidata sinu firmal kasvada.”

Grow Finace OÜ meeskond
Autori Pilt
Juuli Pihel
Sisulooja
Oled valmis töötama targemalt?

Oleme Sulle igal sammul abiks ja 
Uku on 14 päeva tasuta

Veel kasutajate edulugusid