Kasutajalood

CHK loob koos Ukuga raamatupidamise tulevikku

Avaldatud
29.6.2022
6 min
Probleem

Kiirelt kasvava ettevõtte töö ja juhtimise korraldamine

Lahendus

Uku sobib CHK tööriistakohvrisse ning sellega saab kaardistada ja automatiseerida just neid protsesse, mis vaja

Väärtus
  • Ukuga saab üles ehitada täpselt selliseid süsteeme nagu endal vaja on – alates tööjuhistest ning lõpetades klientide onboardinguga. 
  • Suurt töömahtu tabelite ja usalduse pealt enam ei juhi. Tänu Ukule tekib juhtimises hoopis uus info – otsused on läinud kvaliteetsemaks ja tööd lihtsamaks. 
  • CHK tegeleb siiani süsteemi viimistlemisega ja soovitab Uku kasutusele võtta võimalikult vara – siis kasvab ja areneb süsteem koos ettevõttega.
"Tänu Ukule on otsused läinud kvaliteetsemaks ja töö lihtsamaks – ülesanded on samad, aga teeme neid üha süsteemsemalt ja paremini."
Christer Haimi
,
CEO

CH Konsultatsioonid OÜ (CHK) on raamatupidamisteenuste, äri- ja maksukonsultatsioonide ning ärianalüüsi ettevõte, mis tegutseb Eesti, Leedu, Soome ja Rootsi turul. Nende kogemusest Ukuga oleme juttu teinud varemgi – juba 2018. aastal oli CHK suur ettevõte ning otsis programmi, mis aitaks tööprotsesse juhtida ja kliendisuhtlust hallata. 

Sõelale jäi Uku, mille juurutamisele lähenes tiim väga süsteemselt. Esiteks kaardistasid raamatupidajad kõik klientidele tehtavad tööülesanded, mille alusel valmisid Ukus korduvülesannete plaanid. Lisaks alustasid igas filiaalis mõned hakkajamad töötajad pilootkasutajatena, et hiljem juba teistele töötajatele toeks olla. 

Loe lähemalt: 2018. aasta CHK kasutajalugu ehk Uku tarkvara kasutuselevõtt suures büroos

Ärinõustamine on raamatupidamise tulevik 

Tänaseks kasvab CHK iga aasta ühe keskmise raamatupidamisbüroo käibe võrra ja on oma töötajaskonna mõne aastaga enam kui kahekordistanud. Kasv tuleb peamiselt rahvusvahelise turu ja keerulisemate klientide arvelt. Uue valdkonnana pakub CHK nüüd ka ärianalüütika teenust.

“Ärianalüütika paneb numbrid rääkima ja aitab ettevõtte protsesse visualiseerida – nii meie klientidel, kui meil endal ka.

See on nõustamispõhine raamatupidamine, kuhu tegelikult kogu sektor liikumas on. Toetame ettevõtteid üha keerulisemate tehingutega ning laiemalt nende juhtimisotsuste tegemisel,” selgitab Christer. 

CHK on suure väljakutsena ette võtnud lausa enda raamatupidamistarkvara arendamise. Sellega loodab CHK ära lahendada vähemalt pooled oma töökorralduslikud mured – näiteks piiriüleste deklaratsioonide esitamise, teenuste standardiseerimise ja ühtlustamise, rahapesukontrolli ning kvaliteedikontrolli. Aasta tagasi valmis MVP (minimum viable product ehk eesti keeli minimaalne töötav toode) ning tänavu viidi enamus kliendid CHK tarkvarale üle. 

Sissetöötatud süsteem aitab kiirelt kasvada 

Küsimusele, kas uus tarkvara peaks ka Ukut asendama, vastab Christer muigega, et need tarkvarad võiksid ikka ilusti koos mängida. Igal tööriistal on kindel funktsioon ja omavahel peavad need moodustama terviku. CHK kasvu aluseks on mõtestatud ja sissetöötatud süsteem, mille lihvimine ei saa kunagi otsa. Christer võrdleb nende vilumuse taset naljatades rehvivahetust tegeva vormelimeeskonnaga. 

Uku on aja jooksul üha edasi arenenud ja Christeri sõnul on kasutuse piiriks vaid enda fantaasia.

Lisaväljadega on võimalik üles ehitada täpselt selliseid süsteeme nagu endal vaja.

“Eks proovime Ukut maksimaalselt ära kasutada, näiteks kliendihalduse CRM-ina. Hoiame seal ühes kohas kliendiinfot, suuremate klientide tööjuhiseid, kliendispetsiifiliste tegevuste kirjeldusi jmt. Meil on endal protsessid paigas ning täiustame neid pidevalt, et igal hetkel oleks kõigil vajalik info olemas – nii tiimijuhtidel, puhkuseasendajatel kui kellel iganes parajasti vaja on,” kirjeldab Christer. 

CHK-l on Ukus ka tööprotsesside kirjeldused, muu hulgas näiteks klientide onboarding ja offboarding.

Nendega liitub iga kuu 10-15 uut klienti, millega on suures büroos seotud 4-5 inimest – see on paras väljakutse. “Tahame, et iga klient tunneks end oodatuna ja meiega liitumine oleks neile tore. Selleks algab töö pihta juba müügiprotsessist,” selgitab Christer. 

Liitumise protsessi kaardistasid nad ära ajurünnakuna. Seejärel koostati Ukusse vastav tööülesannete jada, kus on täpselt paigas, mida ja millal keegi teeb, näiteks kelle hooleks on lepingud, rahapesu dokumentatsioon, tarkvara seadistamine jne.

Ukus on seda mugav hallata, sest kui üks inimene teeb oma osa ära, liigub järgmine ülesanne vastava inimese kätte.

90 päeva möödudes küsivad nad igalt kliendilt liitumise kohta tagasisidet ja valdavalt on see olnud väga positiivne – see näitab, et ollakse õigel teel. Sarnaselt on lahendatud kliendi offboarding, et ka lahkumine oleks meeldiv kogemus. 

Uku annab juhile silmad 

Christer räägib, et ilma Ukuta põhines töö usaldusel, et töötajad teevad oma ülesanded ära. Nüüd, kus neil on üle 800 kliendi ja iga kuu üle 5000 tööülesande, see enam ei toimiks: “Ettevõttel on lepingulised kohustused, millest igaüks peab igal juhul tehtud saama.” Ta kirjeldab, et Ukus on kõik ülesanded ühes kohas ning tänu sellele tekkis tööde juhtimisel süsteem ja arusaam: “Kui ülesanded on kuskil tabelis, juhid ettevõtet tegelikult pimesi. Uku loob juhtimises hoopis uue info.

Saame aru, kui palju klientidele aega kulub, arveldus läks täpsemaks ning mis seal salata, see aitas otseselt tulusid kasvatada.

Tänu Ukule on otsused läinud kvaliteetsemaks ja töö lihtsamaks – ülesanded on samad, aga teeme neid üha süsteemsemalt ja paremini.” 

Lõpetuseks soovitab Christer, et Uku tasub büroos kasutusele võtta võimalikult vara: “Üksi või kahekesi saad veel tööhaldustarkvarata hakkama, aga isegi siis on tarkvaraga elu lihtsam. Mida hiljem see kasutusele võtta, seda rohkem on sellega vaeva. Olime ka ise Ukut kasutusele võttes juba arvestatavalt suur ettevõte ning süsteemide sissetöötamine ja töötajate harjumuste ühtlustamine oli paras ettevõtmine. Nüüd, kui uus raamatupidaja pardale tuleb, ta ei teagi elu ilma Ukuta.”

“Kui aga nullist süsteem kasutusele võtta, kasvab ja areneb see koos ettevõttega.

Kindlasti ei tasu üle mõelda ja elu keeruliseks elada. Kohe ei pea kõike ideaalselt paika saama, sest kogemus ja vajadused tekivad töö käigus.

Ka meie süsteem veel 4 aastat hiljemgi alles kasvab ning areneb,” julgustab Christer. 

Oled valmis töötama targemalt?

Oleme Sulle igal sammul abiks ja 
Uku on 14 päeva tasuta

Veel kasutajate edulugusid