Tööhaldustarkvara Uku ja raamatupidamistarkvara Merit Aktiva ühendasid jõud, et pakkuda klientidele veelgi efektiivsemat tööde haldamist ning ettevõtte juhtimist. Uku ja Merit Aktiva vaheline integratsioon on kasutajate poolt kaua oodatud lahendus, võimaldades automaatselt keskkondade vahel andmeid vahetada. See vähendab raamatupidamisega kaasnevat käsitööd ning hoiab töötajatele ja ettevõttele kokku sadu tunde väärtuslikku tööaega.
29. oktoobril viisime koostöös Meriti tiimiga läbi programme ja nende vahelist integratsiooni tutvustava veebiseminari. Saad seda vaadata siit:
Kas see ongi kõik? Ei – kaugel sellest!
Veebiseminaril osalejad küsisid aktiivselt väga häid küsimusi, mille vastused lisame kirjalikult.
Uku ja Merit Aktiva veebiseminari küsimused-vastused
INTEGRATSIOON
Kas andmeid saab importida ainult üks kord kuus? Kuu viimane/esimene päev on liiga jäik.
Ei. Andmete automaatne import toimub küll kord kuus, kuid manuaalselt on andmeid sisse võimalik tõmmata igal hetkel. See toiming võtab umbes 20-30 sekundit.
Kas andmete impordi saab Merit Aktivas seadistatud majandusaasta põhiseks muuta?
Andmete import toimub automaatselt iga kuu ning ei sõltu majandusaastast.
Kas kannete arv on absoluutselt kõik? Ja pearaamatu kanded on siis ainult lihtkanded PR kaudu?
Kannete arv on Päevaraamatu kannete arv ehk kõik kanded kokku. Pearaamatu kanded on PR Pearaamatu akna kanded
Palun meenutust, kuhu pidi Ukus sisestama API ID ja võtme?
Ava kliendinimekirja vaade, vajuta võtme ikoonile integratsiooni veerus paremal ja sisesta võtmed.
Eelduseks on Merit Aktiva integratsiooni aktiveerimine ettevõtte seadete alt.
Ukusse imporditakse Meritist 6 kuud tagasiulatuvalt muudatusi. Kas te saate muuta selle perioodi pikemaks? (jooksva aasta majandusaasta algusest mis on Meritis seadistatud) Kliendid toovad vanemaid dokumente kui 6 kuud.
Jah. Saame vastavalt vajadusele teha perioodi pikemaks, palun pöörduge selleks meie kasutajatoe poole.
Kas saan jooksvalt vaadata ka käesoleval kuul tehtud töömahtu? Kui ma määran, et impordi andmed järgneva kuu 1 kuupäeval, siis ma ju ei saa täna näha jooksvat kuud?
Jah. Igal hetkel saab teha manuaalse impordi, mis toob käesolevas kuus tehtud töömahud Ukusse.
Kas valida saab kannete ja kirjete vahel?
Ei. Hetkel veel kannete ja kirjete vahel valida ei saa.
Kas kirjetepõhist valikut ei saa teha? Kui kuluaruandes kajastada 25 tšekki, siis ei lähe kannete arvestusse 25 dokumenti.
Ei. Kirjetepõhist valikut hetkel ei ole. Kui see on vajalik ja oluline saame selle planeerida järgmisesse arendusetappi.
Kas saab automatiseerida ka lisarida-saadetud e-arved Meritist Telema kaudu?
Ei. Hetkel sellist võimalust ei ole.
Kas Meritist on ajakulu võimalik ka importida Ukusse? Näiteks seda kui kaua ma Meritis mingis ettevõttes aktiivne olen, kas seda on võimalik mõõta ja edastada Ukusse? Nii ei peaks ma käsitsi määrama aega, kaua ma mingis ettevõttes toimetan.
Ei. Hetkel tuleb Ukus aega mõõta manuaalselt stopperi funktsiooni kasutades või sisestada ajakirje käsitsi. Meil on hea meel, et see küsimus on tõstatatud, sest oleme samuti unistanud sellest, et Uku mõõdaks automaatselt aega vastavalt sellele, millise kliendiga raamatupidamisprogrammis tegeletakse.
Kui on 2 kasutajat, siis kas on võimalik ainult 1 kasutaja tehtud kandeid importida Ukusse. Näiteks 1 kasutaja on firma juhataja, kes teeb ise müügiarved.
Ei. Kannete import on kliendipõhine ning kasutaja valikut teha ei saa. Küll aga saab Ukus luua ülesandele lisavälja ning enda poolt tehtud töö sinna ise sisestada. Selline protsess toob töömahu ülevaatlikku raportisse kokku ja selle põhjal saab rakendada ka Uku monitooringut ja arveldamist.
Kas Ukus koostatud müügiarved lähevad automaatselt Merit Aktivasse või tuleb need käsitsi sinna sisestada?
Ei. Liidestus Meritiga arvete saatmiseks Ukust otse raamatupidamisprogrammi on plaanis Uku arenduse järgmises etapis. See oli meie arendusmeeskonna poolt teadlik otsus, et automaatne arvete saatmine arendada peale integratsiooni valmimist. Oleme varasemalt ehitatud liidestest (SmartAccounts) näinud, et Ukust arvete välja saatmiseks läheb umbes 1-3 kuud.
Kas Uku integratsioon toimib kõikide Merit Aktiva pakettidega?
Ei. Merit Aktivas on vajalik Pro või Premium pakett, mis sisaldab endas API kaudu infovahetust teiste programmidega.
Miks ei võiks ka standard paketis integratsiooni toimuda? Ka seal saab ju API võtit koostada?
Meriti standard paketis toimib API liides pankade, dokumentide digiteerijate ja e-arvete partnerite vahel. Teiste partneritega, nt Ukuga andmete vahetuseks on vajalik Pro või Premium pakett.
Juhul kui olen standard paketi kasutaja, siis võin Uku unustada?
Ei. Ukut saad kasutada olenemata sellest, mis pakett parasjagu Meritis kasutusel on. Küll aga ei ole võimalik rakendada automaatset andmete importi standard paketis.
Mis pakett peab olema Ukus, et integratsioon Meriti Aktivaga töötaks?
Ukus on vajalik ettevõtte konto, et importida andmeid Meritist. Hetkel on integratsioonid Uku Standard paketi osa.
Mis kellaaegadel andmete importimine toimub? Mis vahe on kuu viimasel vs kuu esimesel päeval?
Andmete import toimub öösel kella 2 ja 6 vahel. Kuu viimase / esimese päeva vahe on selles, millisele päevale ülesanne tekitatakse. Näiteks osad ettevõtted arveldavad klientidega kuu viimasel päeval, mistõttu on oluline, et andmed oleksid selleks ajaks olemas. Teised aga jällegi kuu alguses – sellisel juhul soovitame andmete import teha kuu 1. päeval.
UKU ÜLDINE
Kuidas ma saan lisada lisavälju Ukusse?
Lisaväljade loomiseks toimeta järgmiselt:
1. Vali vasaskpoolsest peamenüüst “seaded”
2. Vali “ettevõtte konto”
3. Kategoorias “Ülesande seaded” vajuta “lisaväljad” peal
4. Vajuta “uus lisaväli”
Loe lisaväljade kohta lähemalt Uku abikeskusest – Mis on lisaväljad ja kuidas neid kasutada?
Lisaväljad on hea võimalus ka tööde staatuse jälgimiseks – näiteks aastaaruannetest ülevaate saamiseks. Loe selle kohta lähemalt Uku blogist – Tööde staatuse jälgimine
Kas Ukus saab grupeerida kliente? Näiteks milline tiim töötab milliste klientidega on grupeeritud ja nemad oma korda saavad kliente grupeerida.
Jah. Ukusse saab luua kliendigruppe, et segmenteerida kliente – näiteks töötajate tiimide alusel, pakutavate teenuste alusel või hoopis suuruse alusel. Üks klient võib kuuluda mitmesse gruppi, mis võimaldab luua dünaamilisi aruandeid.
Loe kliendigruppide kohta lähemalt Uku blogist – Kliendigrupid Ukus
Või tutvu Uku abikeskuse materjaliga – Kuidas kasutada kliendigruppe?
Kolleeg küsis kas tööde lõikes saab ka listi näha, näiteks list kellel on KMD tegemata ja eraldi list TSD tegemata ettevõtetest?
Jah. Raportis võimaldab filtreerida tulemusi ajaperioodi, kliendi, kasutaja, ülesande staatuse kui ka teema põhiselt. Lisaks on võimalik otsingu abil tuvastada ainult teatud märksõnu sisaldavad ülesanded.
Loe raporti kasutamise kohta lähemalt Uku abikeskusest – Kuidas kasutada raportit?
Kui oled soovitud raporti koostanud, soovitame selle salvestada. Raporti salvestamisest loe lähemalt Uku abikeskusest – Kuidas salvestada raportit?
Kas aktiivseid interneti linke saab lisada märkmetesse või on teil liidestus Google Drive ja Dropboxiga, et liita kliendikaardile ka näiteks Google Drive kausta?
Jah ja ei. Märkmete alla saab lisada aktiivlinke. Soovitame olulisemad märkmed ja lingid knopkaga kliendiprofiilile salvestada – nii ei jää oluline info kahe silma vahele ja on kiiresti kättesaadav.
Kas kasutajad saavad endale memosid ka kirja panna kuhugile mis ei ole seotud ühegi kliendiga?
Jah. Ukusse saab luua eraldi kliendi (näiteks Memo) märkmete tegemiseks. Fantoomkliendi alla saab lisada märkmeid, mis ei ole seotud ühegi kliendiga.
Märkmed salvestuvad ajalises järjekorras ning neid on võimalik vastavalt liigile kategoriseerida: info, dokument, e-post.
Kas kasutajad saavad ka üksteisele tööülesandeid saata mis ei ole seotud kindla kliendiga? Kas kasutajad saavad märkmeid vahetada üksteise vahel ilma kindla tööülesandeta ja kliendi põhiselt? Nagu siseveeb vms.
Jah. Ukus saab ülesandeid lisada ka ettevõtte kontole, mis ei ole seotud ühegi kliendiga ja neid teisele kasutajale suunata
Kliendi põhiselt saab märkmeid lisada kliendiprofiilil ning selleks ei ole vaja luua ülesannet.
Kas Mini Ukut saab kasutada ainult Chrome brauseriga?
Jah. Mini-Uku on veebipõhine liides, mis töötab ainult Chrome brauseriga.
Loe Mini-Uku paigaldamisest Uku abikeskusest – Mini-Uku installeerimine.
Kas on oodata Mini Ukut ka Firefoxie?
Ei. Hetkel ei ole seda planeeritud. Soovitame kasutada Chrome brauserit.
Kuidas saab tekitada Mini Uku Meritisse?
- Installeeri Mini-Uku
- Ava Merit (või ükskõik milline veebileht)
- Leia brauseri paremalt nurgast Mini-Uku ja vajuta tema peale.
NB! Mini-Uku kasutamiseks on see esmalt vaja installeerida. Loe Uku abikeskusest, kuidas seda teha – Mini-Uku installeerimine.
UKU ARVELDAMINE
Kas automaatseid arveid on võimalik seadistada kliendi põhiselt, milliseid kandeid importida?
Jah ja Ei. Kannete importimine on ettevõtte põhine. Küll aga saab koostada dünaamilisi hinnakirju klientide põhiselt. Kliendilepingu seadistamisel saab valida, milliste kannete alusel arve koostatakse.
Kas soodustust saab raamatupidamise arvele panna kliendi põhiselt Ukus?
Ei. Hetkel ei ole automaatselt soodustuse rakendamine kliendipõhiselt veel Ukusse arendatud. Uku arveldamise lahenduse arenduseks on täna palju mõtteid ja soove ning soodustus on kindlasti üks prioriteetsemaid.
Kas kliendiga arveldamine on ainult kuupõhine? Meil on näiteks kvartali ja aasta tagant arveldamine, et ilma selleta ei saa. Arveid saadame välja 20. kuupäeval ja kuu viimasel päeva jne.
Ei. Arveldamine võib toimuda igakuiselt, kord kvartalis või aastapõhiselt.
Kui Sul on integratsiooni kohta veel küsimusi, saada meile kiri info@getuku.com või võta ühendust läbi Uku live kasutajatoe (ainult kasutajatele!).
