Rakenduste eesmärk on panna meid oma aega mõttetult kulutama, on üks levinud müüt. On aeg see müüt murda ja tehnoloogia enda kasuks tööle panna. Siin on nimekiri rakendustest, mis sobivad ideaalselt raamatupidajale, et igapäevatööd lihtsustada

Tehnoloogia aitab sul olla efektiivsem, tähtaegadest alati kinni pidada ja hõlpsasti kliendisuhtlust korraldada. Nii saad olla oma kliendi unistuste raamatupidaja. Rakendused on abiks ka pärast tööpäeva või kohvipausil. Nendega saad lõõgastuda, pead puhata ja mõtteid korrastada.

Oleme kokku pannud põhjaliku komplekti rakendustest, mida saad raamatupidajana kasutada nii töö hõlpsamaks muutmiseks kui puhkusel lõõgastumiseks. Lisasime igasse kategooriasse ka konkreetsed näited, mida paljud nii Uku kliendid kui ka meie meeskonnas igapäevaselt kasutame.

‍

Suhtlus

Hea kommunikatsioon on äritegemise alustala. Parim viis kolleegiga infot jagada on loomulikult temaga otse rääkides, kuid paraku ei saa me kõik olla alati kättesaadavad. Võib juhtuda, et sina või kolleeg on kodukontoris või on hoopis sõnumit koos failiga vaja jagada paljude inimestega korraga. Siinkohal tulevadki mängu rakendused, mis kolleegidevahelist kommunikatsiooni lihtsustavad.

Slack ja Teams

‍Slack ja Teams on kaks kõige populaarsemat tarkvara, mille abil reaalajas kolleegidega suhelda, faile jagada ja koostööd teha.

Lisaks oma praktilistele funktsioonidele nagu info jagamine ja koostöö lihtsustamine, on kommunikatsioonil oluline roll töötajate heaolu tõstmisel.

‍BetterUp’i uuringus leiti, et neil, kel on töökohal sõprussuhteid on 36% rohkem eluga rahul ja 27% rohkem tööga rahul.

Raamatupidamine

Ka raamatupidamine ise on kolinud interneti. Ja mis kõige parem – raamatupidamise jaoks ei ole vaja enam leiutada keerulisi Exceli valemeid ja jagada lugematul arvul dokumente. Lihtsamaid ülesandeid oskab raamatupidajaga koostöös ära teha tarkvara.

Merit Aktiva

Merit Aktiva on Eestis loodud raamatupidamistarkvara. See sisaldab kõiki raamatupidamise tegemiseks vajalikke võimalusi: finantsarvestus, müügi- ja ostuarved, e-arved, pank ja kassa, ladu, põhivara, kulukohad ja projektid ning valuutaarvestus ja palju muud.

Selleks, et töö tegemine veel lihtsam oleks, saab Merit Aktivat integreerida erinevate tarkvaradega, näiteks tööhaldustarkvaraga Uku, millest varsti räägime, ja tšekkide digiteerimise tarkvaraga CostPocket.

Xero

‍Xero on üks populaarsemaid raamatupidamistarkvarasid maailmas. Sellega on võimalik automatiseerida mitmeid raamatupidajate igapäevaseid ülesandeid. Näiteks saab teha kolleegidega koostööd, automatiseerida käsitsi tehtavaid ülesandeid ja pääseda mugavalt ligi kirjetele.

Xero integreerub enam kui 1000 rakendusega, sealhulgas tööhaldustarkvara Uku, CRM tarkvara Pipedrive ja tööaja mõõtmise rakenduse Toggliga, et äriprotsessid võimalikult lihtsaks muuta.

‍

AML

Rahapesu tõkestamise protsess (AML) on tänapäeval paljudes riikides raamatupidajatele kohustuslik ülesanne. Eeskirjade täitmata jätmine võib kaasa tuua kopsakaid trahve ja kahjustada lisaks ka raamatupidamisbüroo mainet. Õnneks on rakendused muutnud AML protsessid palju mugavamaks, et raamatupidajana saaksid oma väärtuslikku aega kulutada keerulisemate ülesannete täitmisele.

Vespia

‍Vespia on Eesti firma, mis pakub tehisintellekti abil KYB ja AML-i nõuetele vastavuse lahendust. Seeläbi lihtsustab rakendus riskihindamist ning säästab raamatupidamisbüroole aega ja raha. Tarkvaral on juurdepääs üle 300-le äriregistrile ja 4000-le AML nimekirjale, et tagada ülemaailmne regulatiivsete nõuete täitmine. Vespia hooleks jääb andmete kogumine ja analüüs, samal ajal kui sina keskendud otsuste tegemisele.

Uku

Ka tööhaldustarkvara võib aidata AML protsessidega. Näiteks raamatupidajatele mõeldud Uku pakub rakenduse sees lihtsustatud AML-i haldamist. Kliendi andmetele lisatakse uued rahapesutõkestamise protsesside väljad ja süsteem tuletab meelde nende uuendamist.

‍

CRM

CRM (kliendisuhete haldamine) on oluline klientide ja raamatupidajate vahelise suhtluse korraldamiseks. Kliendisuhete haldamie tarkvara annab ka ülevaate müügiprotsessidest, mis teeb rakendusest müügiosakonnas väga hinnatud abimehe.

Raamatupidamisettevõttele on CRM abiks parema klienditeeninduse tagamisel. Rakenduse abil saab jälgida kliendiinfot, hallata kliendisuhtlust ja olla müügiprotsessidega järjel. Ukus on põhjalik artikkel sellest, kuidas raamatupidajad saavad CRM-i enda kasuks tööle panna, loe seda siin. 

Pipedrive

‍Pipedrive on Eestist välja kasvanud ülemaailmselt tunnustatud CRM rakendus. Sellega saad hallata kõiki kliendisuhtlusega seotud osasid, alates esmasest kontaktist kuni tehingu sõlmimiseni. Lisaks saad jälgida tehinguid, määrata meeskonnaliikmetele ülesandeid ja automatiseerida kliendisuhtlust.

Pipedrive on integreeritav ka teiste tarkvaradega, nagu Google Drive, Slack või Xero, et vähendada käsitsi tehtavaid ülesandeid ja olla võimalikult efektiivne.

‍

Aja jälgimine

Mida parem ülevaade sul enda tööefektiivsusest on, seda täpsemini oskad sa enda aja eest raha küsida.

Üks võimalus tööefektiivsusest ülevaate saamiseks on teada tööülesannetele kulunud aega, et tagada täpne arveldamine. Lisaks õiglasele arveldamisele annab tööaja mõõtmine ülevaate sinu tööharjumustest, et tuvastada valdkonnad, kus parandusi sisse viia. Aega ülesannetele saab ka käsitsi mõõta, näiteks Exceli tabelisse sisestades või lausa märkmikusse kirjutades, kuid see ei ole kõige efektiivsem variant. Inimestena kipume keskenduma oma ülesannetele või tähtaegadele ja unustame aja mõõtmise sootuks.

Toggl

‍Toggl on populaarne ajamõõtmise rakendus raamatupidajate seas. Rakenduses saad käivitada ja peatada stopperi vaid ühe klikikga ning aega jälgitakse automaatselt. Toggl pakub ka raporteid, mis annavad ülevaate konkreetsetele projektidele või klientidele kulutatud ajast.

‍

Tööde haldamine

Tubli raamatupidaja on tähelepanelik ja väga hea organiseerimisvõimega. Nagu eelmises peatükis mainitud, on tööaega mõõtvad rakendused raamatupidajale heaks abiliseks. Veel üks aeganõudev töö, millega raamatupidajad kokku puutuvad on arvete koostamine, eriti kui neid on vaja koostada mitmetele klientidele lühikesel ajaperioodil.

Selle asemel, et kasutada mitmeid erinevaid rakendusi töö tegemiseks, näiteks CRM-i, aja mõõtmise ja muide tööde haldamisega seotud rakendusi – kasuta seda, mis kõike korraga teeb. Tööhaldustarkvara oskab kõike seda ja isegi rohkemat!

Uku

‍Uku on raamatupidajatele mõeldud tööhaldustarkvara. Ukus on mitu tööde haldamise lihtsustamiseks mõeldud tööriista, näiteks aja mõõtmine, ülesannete tööplaanid ja mallid, korduvad ülesanded ning nii üksikasjalikud kui ka ülevaatlikud aruanded. Uku abil saavad raamatupidajad mugavalt jälgida oma ülesandeid, saada põhjalik ülevaade tööajast ja jälgida kliendiga kokkulepitud mahtude täitumist.

Lisaks tööülesannete haldamisele pakub Uku ka arveldamise tööriista, mis genereerib ja saadab automaatselt arveid sinu poolt sisestatud andmete põhjal. See ei ole kõik, mida rakendus automatiseerida oskab. Ka e-kirjade automatiseerimine on üks Uku võimalustest. Tänu sellele on raamatupidajatel võimalik hoida kliendiga kontakti, saata meeldetuletusi ja päringuid väikese vaevaga.

Mugav kliendibaasi haldamise võimalus kaotab vajaduse eraldi CRM rakenduse järele. Kõik raamatupidamisbüroo kliendid, nendega seotud dokumendid, ligipääsud pankadele  ja detailsed märkmed on ühes kohas ja kolleegidele jagatavad vaid paari klikiga.

Nagu teisedki rakendused, integreerub Uku raamatupidamistarkvaradega Merit Aktiva, SmartAccounts, Xero, e-conomic, võimaldades sujuvat andmevahetust klientide ja arvetega.

‍

Failide jagamine ja haldamine

Aastakümneid on ettevõtted hoiustanud dokumente ja arveid paberil, mis on köidetud lugematul hulgal registraatoritesse ja paigutatud riiulitesse. Kuigi seda värvilist väljapanekut on lõbus vaadata, on dokumentide haldamine veebis tunduvalt lihtsam.

Google Drive

‍Google Drive on populaarseim pilvepõhine andmete hoiustamise rakendus, millega saab dokumente, pilte või teisi faile vaevata salvestada ja jagada. ‍

Raamatupidamisbüroos on tihti vajalik teha dokumentide osas kolleegidega koostööd või pääseda failidele ligi erinevatest asukohtadest tööarvuti asemel. Ka kliendiga on võimalik Drive kaudu dokumente jagada nii, et ta teisi dokumente ei näe. Näiteks, palu tal täita andmed Google Docs keskkonnas koostatud lepingus ja jaga seda ainult temaga.

‍

Paroolide haldamine

Erinevate paroolide kasutamine on ainus viis turvalisus tagada ja petturid ise haneks tõmmata.

Kas selleks, et kõik erinevad paroolid meeles püsiksid peab nad märkmikusse üles kirjutama? Kindlasti mitte! Paroolide näppajad ei ole vaid internetis, nad võivad liikuda ka meie ümber. Seepärast on paroolide haldamise rakendus veel üks lisand, mida raamatupidamisbürood oma töö hõlpsamaks muutmiseks kasutada saavad.

Kas teadsid, et 2021. aastal oli populaarseim parool “123456”?

1Password

‍1Password on rakendus, mis hoiustab sinu paroole vastavalt veebilehele. Salvesta oma paroolid rakendusse ja 1Password jätab need sinu eest meelde. Meelde pead jätma vaid ühe parooli – selle, mis avab rakenduse. Keegi teine ei pääse salvestatud paroolidele ligi, kui sa seda talle ei ava.

‍

Muusika

Raamatupidaja töö on teadupärast üks küllalt nõudlik ja stressirohke amet. Pea puhkamine nii tööpäeva jooksul kui pärast on väga oluline, et vähendada stressi ja vältida läbipõlemist. Muusikal on maagiline võime tõsta tuju ja vähendada ärevust. Samuti aitab muusika kuulamine töötamise ajal keskenduda, blokeerides kõik välised segajad.

Spotify

‍Spotify on maailma populaarseim muusika voogedastusplatvom, mis pakub erinevaid esitusloendeid ja muusikažanreid. Näiteks saad kuulata keskendumist parandavat instrumentaalmuusikat, meeleolukaid hitte, mis puusa nõksuma panevad või rahustavat klassikalist muusikat.

‍

Vaimne tervis

Läbipõlemine on kiire tempoga töömaailmas sagedane probleem. Õnneks on see stressitaset reguleerides ennetatav. Stressi maandava jooga-, pilatese- või meditatsioonitunnid on sageli kallid, toimuvad tööajast või asuvad kaugel.  Palju lihtsam (ja odavam) on kasutada rakendusi.

Mitmed edukad juhid, sealhulgas Steve Jobs, Bill Gates ja Arianna Huffington, on rääkinud, et meditateerimine on nende eduloos üks väga oluline aspekt.

Headspace

Meditatsiooni rakendus Headspace pakub juhendatud meditatsiooni ja tähelepanuharjutusi, mis vähendavad stressi ja ärevust ning parandavad keskendumist. Vaid mõni minut päevas mediteerides parandad oma heaolu, vaimset selgust, une kvaliteeti, tõstad immuunsust ja vähendad depressiooni sümptomeid.

‍

Tehnoloogia on muutunud raamatupidamistöö lahutamatuks osaks. Rakendused aitavad raamatupidamisbüroos töid organiseerida, tööaega hallata, protsesse automatiseerida ning ka puhata.

Sinu kätes on võimalus muuta raamatupidamistöö palju lihtsamaks, organiseeritumaks ja stressivabamaks. Selleks on vaja vaid integreerida rakendused oma igapäevaellu. Tehnoloogia kõiki pakutavaid võimalusi enda kasuks tööle pannes saad oma kliendi unistuste raamatupidajaks.

‍