Raamatupidaja kodukontoris: näpunäiteid kaugtöötavale raamatupidajale

Kaugtöö tegemise olulisus tõusis 2020. aastal hüppeliselt ja on nüüdseks saanud töötamise uueks reaalsuseks. Võib julgelt öelda, et üha rohkem raamatupidajaid töötab kodust või teistest asukohtadest, mis ei ole otseselt kontorihoone. Gallupi uuring leidis näiteks, et Ameerika Ühendriikides teeb 3 inimest 10-st kaugtööd. 

Kaugtöö pakub paindlikke võimalusi oma töö korraldamiseks, võimaldades raamatupidajatel töötada igal pool ja igal ajal. See on ka hea viis vähendada kodu ja töö vahel liikumiseks kuluvat aega ja transpordikulusid. Raamatupidamisbüroo juhi seisukohast on kaugtööd tegev meeskond kasulik, sest halduskulud on madalamad. 

12 455 töötaja seas läbi viidud uuring leidis, et kaugtöö võimaldamine tõstab töötajate õnnetunnet töökohal 20% võrra. Seega on kaugtöö tegemise võimalus väga oluline osa töötajate rahulolu tagamiseks. 

Siiski on kaugtööl ka mitmeid puudusi, mis puudutavad peamiselt produktiivsust ja motiveeritud püsimist. Siin on mõned nipid, kuidas raamatupidajana kõige efektiivsemalt kaugtööd teha ja kuidas raamatupidamisbüroo juhina saad aidata oma meeskonnal edukas olla.

‍

Kuidas luua ideaalne ruum kodukontoriks?

Selleks, et kaugtööd tegeva raamatupidajana võimalikult produktiivne olla, loo spetsiaalne ala või tuba kodukontoriks. See peaks olema segajatest vaba ala, kus saad täielikult tööle keskenduda. 

Mõni meist naudib kohvikusaginat, teised, aga ei talu ühtegi segavat faktorit. Ainus viis teada saada, mis sulle kõige paremini sobib, on proovida erinevaid paiku töö tegemiseks, näiteks kohvikud, raamatukogu, kaugtöö tegemiseks mõeldud tööruumid või isegi erinevad toad sinu kodus. Kunagi ei tea, millist inspiratsiooni võib uus keskkond pakkuda.

Tundide kaupa istumine on kurnav nii kehale kui meelele. Selleks, et tööd oleks mugav teha, kasuta seisulauda või soeta kvaliteetne kontoritool. Kontoritoolid võivad olla küllalt kallid, kuid tööd tehes veedad sa sellel istudes tohutult aega. Odava tooli poolt tekitatud kahjud sinu kehale ja rühile on seda investeeringut väärt.

Ka ruumi valgustatus on väga oluline aspekt. Tööruum peaks olema hästi valgustatud. Eriti hea on loomulik päevavalgus, mis vähendab silmade liigset pingutamist ning ennetab seeläbi peavalu teket. 

Raamatupidamisbüroo juhina anna töötajatele selge indikatsioon, et julgustad ja toetad kaugtöö tegemist. Vajadusel paku töötajatele töövahendeid, nagu näiteks arvuti, mürasummutusega kõrvaklapid, monitor või kvaliteetne kontoritool.

Peamised õppetunnid:

• Loo spetsiaalne, ilma segajateta ala töötamiseks, kus on hea valgustus ja mugav tool.
• Proovige erinevaid kohti, näiteks kohvikuid või raamatukogu, et leida endale inspireerivaim koht töötamiseks. 

‍

Kuidas vältida töögraafikust kõrvale kaldumist?

Teiseks edu võtmeks kaugtööd tegevale raamatupidajale on töögraafikust kinnipidamine. Määra endale kindel aeg töö tegemiseks ja anna endast parim, et sellest ka kinni pidada. Järjepidev rutiin aitab keskenduda ning säilitada tervislik töö- ja eraelu tasakaal. Kodust töötades võib rutiin küllalt sassi minna, eriti, kui peale tööaega meenub tegemata ülesanne või saatmata jäänud kiri.

‍Pereliikmed või lemmikloomad on tihtipeale kodus töötades häirivaks teguriks. See on eriliseks väljakutseks neile kodus töötavatele raamatupidajatele, kes vajavad vaikust, et tööle keskenduda. Lihtsaim lahendus on anda perele teada, et vajad töö tegemise ajaks vaikust ning annate neile tähelepanu vabal hetkel. Perekonnale või lemmikloomadele teatud ajal tähelepanu pööramine on väga hea võimalus oma tööpäeva vajalikke pause sisse tuua.

Raamatupidamisbüroo juhina kehtesta selged ootused töögraafiku osas ja anna oma töötajatele võimalus seda tõestada. Näiteks võtke büroos kasutusele tööhaldustarkvara, millega tööülesannetele kulunud aega üles märkida. Oluline on olla ise eeskujuks, et raamatupidajad ei arvaks, et esitate ebarealistlikke ootusi.

‍Peamised õppetunnid

• Koosta päevaplaan, millega tööaja täitmist järgida.
• Enneta võimalike segavate faktorite tekkimist.

‍

Kuidas saab tehnoloogia aidata kaugtööd tegeva raamatupidaja tööd?

Raamatupidaja kaugtöö tähendab suuresti tehnoloogiale toetumist. Tehnika abil saad olla kursis töökaaslaste tegemistega ja klientidega suhelda. Olgu selleks siis pilvepõhine raamatupidamistarkvara, tööhaldustarkvara või platvorm videokõnedeks.  Tarkvara aitab tööd organiseerida, hõlpsalt suhelda ja töökoormust hallata. Kaval on kasutada tarkvara, mis on loodud spetsiaalselt raamatupidajatele. Näiteks kasut tööülesannete haldamiseks raamatupidajatele mõeldud tööhaldustarkvara Uku.

Pilvepõhine raamatupidamistarkvara on sinu raamatupidamisbüroo parim abiline, kui osad või lausa kõik töötajad teevad kaugtööd. Eesti populaarseim raamatupidamistarkvara on Merit Aktiva. Kui kasutate kogu büroos sama tarkvara, on palju lihtsam olla klientide või muude tööga seotud teemade osas kolleegidega ühel lainel olla.

Üks viis töö lõbusamaks muutmiseks on rakendused, mis töö mänguliseks muudavad. Näiteks Habitica teeb sinu ülesannete nimekirja rollimänguks, kus ülesannete täitmise eest saad preemiaid. See võib kõlada lapsikult, kuid töö mitmekesistamine on lihtne viis end motiveerida kiiremini ja paremini tööd tegema.

‍Raamatupidamisbüroo juhina on sinu kohustus tagada, et töötajatel on juurdepääs tarkvarale, mille kasutamiseks neil piisavalt oskusi on. Paljud ettevõtted palkavad kindlale tarkvarale spetisaliseerunud projektijuhi, kes õpetab töötajatele tarkvara kasutamise põhitõed, et vältida edasisi vigu ja töö seisakut.

Peamised õppetunnid

• Kasuta tarkvara abi, et muuta töö lihtsamaks. Integreeri raamatupidamistarkvara ja tööhaldustarkvara.
• Kasuta mängulisi rakendusi, et muuta töötamine lõbusamaks ja produktiivsemaks.

‍

Kuidas raamatupidajana kaugtööd tehes eriti produktiivne olla?

Kas oled avastanud, et kodus töötades oled ilma pausita töötanud tundide kaupa? 

Kaugtööd tehes on lihtne töösse sukelduda ja puhkepausid ununevad täielikult. Regulaarsete pauside tegemine on aga oluline keskendumiseks ja vaimse tervise säilitamiseks. 

‍Planeeri oma päevakavasse aega pausideks ning kasuta seda aega akude laadimiseks ja pea puhkamiseks. Illinoisi ülikoolis läbi viidud uuringu andmetel on iga tunni aja tagant paslik teha lühike paus.

Teine võimalus olla eriti produktiivne on teha lühike lõunauinak. Kaugtööd tehes võib olla kiusatus töötada nii kaua kuni töö on tehtud. Pikalt töötades, aga pea väsib ning töö tegemine muutub üha ebaproduktiivsemaks. Lühike uinak aitab pikemas perspektiivis produktiivsemana püsida. Sea taimer 20-30 minutiks, sulge silmad ja puhka.

Peamised õppetunnid

• Ära unusta end liialt töösse! Lisa oma tööpäeva väikesed pausid, et puhata silmi ja meelt.
• Tee tööpäeva keskel kiire lõunauinak, et end värskena hoida.

‍

Kuidas hoida kolleegidega kontakti raamatupidamist kaugtööna tehes?

‍

Kaugtööd tehes on eriti oluline säilitada kontakt oma kolleegidega ja nendega regulaarselt suhelda. Vahel aitab kellegi teise perspektiiv lahendada ka kõige keerukamaid probleeme. Selleks on hea küsida teisest vaatepunktist tagasisidet ja vajaduse korral ka toetust.

Kaugtööd tehes on suhtlemine tunduvalt keerulisem, kui kontoris kolleegi laua juurde jalutamine. Selleks, et tunda end nagu oleksite koos, kasuta koosolekutel osaledes alati kaamerat. Nii tunned nii sina kui ka kolleegid, et olete ühel lainel.

‍Raamatupidamisbüroo juhina planeeri meeskonnale üritusi, kus saate omavahel suhelda ka töövälistel teemadel. Näiteks proovige ühist kokkamisõhtut või minge koos kaunitele loodusradadele matkama. Ühtne meeskond on rohkem aldis üksteist aitama ja koos ülesandeid lahendama. 

Peamised õppetunnid

• Suhtle regulaarselt kolleegidega. Küsi tagasisidet ja tuge, kui seda vajad.
• Lülita koosoleku ajal kaamera sisse, et ka teised näeksid teie panust meeskonnatöösse.

‍

Kuidas tõestada raamatupidamisbüroo juhile, et olen sama hea töötaja kaugtööd tehes kui kontoris olles?

‍

Üks ettevõtte juhtide suurimaid muresid seoses kaugtööga on kuidas tagada, et töötajad on ka kodus töötades sama produktiivsed kui kontoris. Ülemuse mure leevendamiseks on kõige lihtsam ja tõhusam lahendus läbipaistev kommunikatsioon. Selleks, et kinnitada oma ülemusele, et annad kaugtööd tehes endast parima:

• Räägi oma tööga seotud muredest ja rõõmudest ning tee seda proaktiivselt. 
• Lepi temaga kokku regulaarsed kohtumised, et arutada progressi ja võimalike takistusi.
• Tõesta töö tegemist kasutades tööahldustarkvara. Märgi üles oma ülesanded ja neile kulunud aeg. Nii saad ka ülemusele anda reaalse tõestuse, et töö on tehtud kokku lepitud määral.
• Ole kokku lepitud tööajal kättesaadav. Oma usaldusväärsuse ja vastutuse näitamine kinnitab ülemusele, et te töötad ühise eesmärgi nimel.

‍Kaugtöö on suurepärane võimalus teha tööd endale sobival ajal ja kohas ning hoida kokku kulutusi. Suurem paindlikkus aitab hoida töö- ja eralu taskaalu, sest saad teha tööd endale sobival ajal ning eraelu korraldamine on lihtsam. Kaugtöö eelised on aga tihedalt seotud selle puudustega. Oluline on kasutusele võtta ennetavaid meetmeid, et jääda kaugtööd tehes produktiivseks ja motiveerituks. Selleks, et edukas kaugtööd tegev raamatupidaja olla loo spetsiaalne tuba töö tegemiseks, pea kinni ajakavast ja lisa oma päeva teadlikult puhkepause, kasuta tehnoloogiat ja hoia aktiivselt kontakti oma kolleegidega.

‍

Mida saan raamatupidamisbüroo juhina teha oma raamatupidajate kaugtöö lihtsustamiseks?

‍

Proovi tööhaldustarkvara kasutusele võtmist. Tarkvara abil saate:

• Jälgida mugavalt ülesannetele kuluvat aega.
• Saata automaatseid e-kirju kolleegidele või klienditele info küsimiseks või edastamiseks.
• Koostada detailseid aruandeid selle kohta, kui palju aega on tööle kulutatud.

‍Sest tööhaldustarkvara teeb seda täiesti ise sinu eest! Soovitame proovida Ukut, tööhaldustarkvara, mis on loodud just Eesti raamatupidajate soove arvestades. 

Need võimalused on vaid jäämäe tipp. Seda, kuidas raamatupidajatele tehtud tööhaldustarkvara raamatupidaja tööd lihtsamaks teeb on väga palju.  Näiteks:

• Raamatupidamises tihti esinevad korduvad ülesanded ilmuvad sinu töölauale kohe, kui on aeg nendega tegeleda
• Mugav tööülesannetele aja mõõtmine annab selge ülevaate klientidele, projektidele ja ülesannetele kulutatud tööajast. 
• Põhjaliku CRMiga saad hoiustada ja jagada oma klientide andmeid kolleegidega hõlpsasti.
• Põhjalik aruandlus ja tööefektiivsuse analüüs aitavad visualiseerida oma töökoormust ja küsida tehtu töö eest õiglast tasu.
• Koosta ja saada arveid kiiremini kui kunagi varem. Uku teeb need automaatselt sinu või sinu töötajate poolt sisestatud andmete põhjal.

Annika Lattik (Aaroni Raamatupidamisteenused OÜ) on öelnud, et varasemalt kulus arvete koostamisele 2 tööpäeva, nüüd teevad nad seda tänu Ukule 15 minutiga.

• Automatiseeri korduvaid e-kirju ja saada need klientidele otse Ukust. Enamik e-kirju raamatupidamises on sarnased, nagu näiteks meeldetuletused, andmepäringud või teavitused. Seetõttu ei ole neid vaja alati uuesti kirjutada, vaid lisada õiged parameetrid ning kirjad automatiseerida.

Kõige lihtsamad viisid kõiki Uku võimalusi avastada on:

• Kasutades Uku rakendust ennast
• Lugedes, mida Uku rakendused pakuvad meie blogist
• Lugedes, kuidas CRM aitab raamatupidajatel kliendiinfot paremini mõista ja hallata
• Tutvuda Uku põhjaliku abikeskusega, et seadistada oma ettevõte lihtsalt ja kiirelt.

‍